StGN-Artikel von Robert Koch

StGN 5/2007, S 1, 10, 11

Aktuelle „Bedienungsanleitungen“ für die Verwaltung der Kommunalsteuer über FinanzOnline

Von Robert Koch

Wie bereits in der vorigen Ausgabe der Steirischen Gemeindenachrichten auf Seite 10 erwähnt, haben wir die wichtigsten und häufigsten Vorgänge in FinanzOnline rund um die Kommunalsteuerverwaltung in einigen dokumentierten Screenshots nach Art kurzer „Bedienungsanleitungen“ in Word-Dokumenten zusammen gestellt.

Unsere Mitgliedsgemeinden finden diese Dokumente auf der Homepage des Steiermärkischen Gemeindebundes – und zwar im „Mitgliederservice“, Abschnitt „Recht (Muster)“, Fachbereich „FinanzOnline (iZm DB, GPLA und KommSt)“. Diese Dokumente werden nachstehend unter Angabe der jeweiligen Dokumentnummer in der auf der Homepage dargestellten Reihenfolge kurz beschrieben.

Benutzerrechte für Abfragen (134)

Hier finden Sie eine genaue Auflistung der in FinanzOnline erforderlichen Benutzerrechte, um Daten der Kommunalsteuer, der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) und des Dienstgeberbeitrages (DB) abfragen zu können. Allgemein ist anzumerken, dass für neue Funktionen – wie etwa für die erst später eingeführte DB-Abfrage – die Benutzerrechte (außer für den Administrator) nicht automatisch bestehen sondern jeweils aktiv eingeräumt werden müssen: Sonst ist die (neue) Funktion für den jeweiligen Benutzer nicht sichtbar und auch nicht verwendbar.

Benutzerrechte für Eingaben (135)

Auflistung der in FinanzOnline erforderlichen Benutzerrechte, um Daten der Kommunalsteuer, der GPLA und des DB abfragen zu können; weiters um Kommunalsteuerdaten der Gemeinden und der Unternehmen (zB deren „Papiererklärungen“) eingeben bzw übermitteln zu können.

Übermittlung der (Papier-) Kommunalsteuererklärungen durch die Gemeinde an FinanzOnline (136)

Die nur mehr ausnahmsweise in Papierform einlangenden Kommunalsteuererklärungen der Unternehmer müssen an FinanzOnline übermittelt werden. Dieser Vorgang wird im Dialogverfahren dargestellt. Weiters wird gezeigt, wie geprüft werden kann, ob bzw welche Daten erfolgreich übermittelt wurden.

Kommunalsteuererklärungen am Bildschirm anzeigen lassen (137)

Die Kommunalsteuererklärung eines Betriebes kann über FinanzOnline auch dann noch anhand der Steuernummer abgefragt werden, nachdem die Erklärung gelesen und aus der DataBox gelöscht wurde. Bei Unternehmen mit sehr vielen Betriebsstätten (zB Österreichische Post AG, diverse Handelsketten) haben Sie zudem die Möglichkeit, neben der (teils extrem langen) Anzeige aller Betriebsstättengemeinden in Österreich zB für Ihre Archivierung auch selektiv nur die Daten Ihrer Gemeinde (Betriebsstättengemeinde) anzeigen zu lassen.

Kommunalsteuererklärungen neuerlich in die DataBox zustellen lassen (138)

Hier wird beschrieben, wie Sie die Kommunalsteuererklärung eines Betriebes – wieder entweder nur für die Betriebsstättengemeinde oder für alle Betriebsstättengemeinden in Österreich – abfragen können. Das Abfrageergebnis – somit die Erklärungsdaten – können Sie neuerlich in die DataBox zustellen oder eine komprimierte Datei (zip-Datei) zur Archivierung (oder allenfalls automatischen Weiterverarbeitung) erstellen lassen.

GPLA-Gesamtabfrage eines ausgewählten Zeitraums (139)

Die Ergebnissumme der GPLA-Prüfungsergebnisse kann für alle im Gemeindegebiet in einem ausgewähltem Zeitraum statt gefundenen (GPLA-)Kommunalsteuerprüfungen angezeigt werden. Dieses Gesamtergebnis verzweigt sich leider nicht auf betriebsindividuelle Daten weiter und ist daher – insbesondere bei größeren Gemeinden – auch nur bedingt aussagekräftig und schwer mit den Einzelfällen zu verproben, da die Zurechnung der Ergebnisse im Gesamt- und im Einzelergebnis zeitlich nicht vollkommen kongruent zu erfolgen scheint.

GPLA-Abfrage für den Einzelfall: Prüfungsergebnisse und aktueller Prüfungsstatus (140)

Zu einem bestimmten Steuerfall (Steuernummer) können alle abgeschlossenen (GPLA )Kommunalsteuerprüfungen zur sofortigen Bildschirmanzeige und/oder zur neuerlichen Zustellung in die DataBox angefordert werden. Diese Abfrage ist auch für laufende Kommunalsteuerverwaltung insofern wichtig, als bei der Planung gemeindlicher Kommunalsteuer-Nachschauen durch die Prüfungsabteilung des Gemeindebundes es hier ersichtlich wäre, falls seitens der Finanzverwaltung oder seitens des Sozialversicherungsträgers eine GPLA für das Unternehmen in Arbeit oder in Planung wäre, was natürlich zwecks Vermeidung einer „Doppelprüfung“ die Ausscheidung des Unternehmens aus der gemeindlichen Liste der Nachschauvorhaben rechtfertigen würde.
Die Prüfungsergebnisse können am Bildschirm angezeigt oder zur neuerlichen Zustellung in die DataBox angefordert werden; ebenso können auch hier komprimierte Dateien (zip-Dateien) zur Archivierung oder Weiterverarbeitung erstellt werden.

Abfrage des Dienstgeberbeitrages zur Bildschirmanzeige (141)

Der Dienstgeberbeitrag für ein Unternehmen kann – bezogen auf die Steuernummer und den (Teil-) Zeitraum eines Jahres zur sofortigen Bildschirmanzeige abgefragt werden. Üblicherweise wird diese Verprobung zum Kommunalsteuerabgleich oder zur (schätzungsweisen) Kommunalsteuerfestsetzung heran gezogen. Eine Einschränkung für Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten stellt dabei natürlich der Umstand dar, dass der DB nur in einem Gesamtbetrag (und nicht gemeindeweise) abgeführt wird und daher auch nur in einem Gesamtbetrag angezeigt werden kann. Nachdem der DB 4,5 % von der weitgehend mit der Kommunalsteuer identen Bemessungsgrundlage beträgt, kann der DB durch 4,5 dividiert und mit 3 multipliziert werden, um die erklärte (bzw auch schon die unter dem Jahr abgeführte!) Kommunalsteuer grob zu überprüfen. Die Kommunalsteuer-Bemessungsgrundlage errechnet sich aus dem DB mittels Division durch 4,5 und nachfolgender Muliplikation mit 100.
Nachdem die DB-Abfrage keine Summierung enthält, kann der maßgebliche Teil der Bildschirmanzeige markiert, in die Zwischenablage kopiert und in einem „rechenfähigen“ Programm (Excel, Word, …) eingefügt und addiert bzw weiter verarbeitet werden.

Abfrage des Dienstgeberbeitrages zur Zustellung in die DataBox (142)

Die vorhin (beim Dokument 141) beschriebenen Abfrageergebnisse des Dienstgeberbeitrages für ein Unternehmen lassen sich auch neuerlich in die DataBox zustellen bzw kann auch eine komprimierte Datei (zip-Datei) zur Archivierung erstellt werden. Das neu zugestellte Abfrageergebnis kann in der DataBox ausgefiltert angezeigt und daher leicht gefunden werden.

Aus Unternehmersicht: Einreichung einer Kommunalsteuererklärung im Dialogverfahren; Übermittlungsnachweis (143)

Hier wird der Vorgang der Kommunalsteuererklärung aus Unternehmersicht dargestellt – und zwar im Dialogverfahren. Diese Methode steht somit jedem Unternehmer ohne jedwede zusätzliche Software zur Verfügung, indem nur ein Formular in einem Internet-Browser ausgefüllt (und „abgesandt“) wird. Sie finden hier auch die Darstellung des „Datenkorbes“ des Unternehmers – gleichsam eine „Zwischenstufe“ vor der tatsächlichen Absendung (Einreichung) der „ausgefüllten“ und lediglich zwischengespeicherten Erklärungsdaten. Weiters sehen Sie die für den Unternehmer sichtbaren Bildschirmmeldungen sowie eine kurze Anleitung, wie der Unternehmer gegenüber der Gemeinde einen Übermittlungsnachweis erstellen kann, der die Gemeinde befähigt, zB gemeindliche DataBox-Eingänge eines bestimmten Tages neuerlich anzeigen zu lassen und so im Zweifelsfall die tatsächliche Erklärungseinreichung zu überprüfen.

Aus Unternehmersicht: Übermittlung von Kommunalsteuer-Erklärungsdaten im Datenstromverfahren; Übermittlungsnachweis (144)

Unternehmen mit vielen Betriebsstätten und berufsmäßige Parteienvertreter übermitteln die Daten zahlreicher Kommunalsteuererklärungen in der Regel im so genannten „Datenstromverfahren“ in einem Vorgang, indem eine entsprechend strukturierte (mit einem externen Programm erzeugte) xml-Datei übermittelt wird. Dieser Datenübermittlungsvorgang einschließlich der für den Übermittler sichtbaren Bildschirmmeldungen ist hier aus Unternehmersicht dargestellt; weiters, wie auch hier für die Gemeinde ein Übermittlungsnachweis generiert werden kann.

Aus Unternehmer- und Parteienvertretersicht: Berichtigung einer Kommunalsteuererklärung im Dialogverfahren (145)

Wenn eine Kommunalsteuererklärung berichtigt werden muss, stellen sich einige Bildschirmanzeigen und -meldungen etwas anders als beim ursprünglichen Erklärungsvorgang dar. Im ausgewählten Beispielsfall wird die Berichtigung der Erklärung des Unternehmers durch einen Parteienvertreter im Dialogverfahren einschließlich der Änderungseingaben, des "Datenkorbes", der geänderten Schaltflächen und der sichtbaren Bildschirmmeldungen gezeigt.

FinanzOnline – Weiterentwicklungen und Anregungen

Etwa 30 steirische Gemeinden haben sich durch Rückmeldungen in einem Ende des vergangenen Jahres statt gefundenen Evaluierungsprozess beteiligt und bei uns Anmerkungen und Anregungen für die praktische Weiterentwicklung des Verfahrens FinanzOnline eingereicht. Diese haben wir – gemeinsam mit den bundesweit eingesammelten Rückmeldungen – beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) deponiert und sind die Antworten und Beurteilungen des BMF in einem Protokolldokument des BMF, welches ebenfalls in diesem Bereich online verfügbar ist, zusammen gestellt.

FinanzOnline – Hilfestellungen für Gemeinden

FinanzOnline wird unter anderem zwecks möglichst hoher Akzeptanz bewusst einfach gehalten, sodass es im Grunde gut bedienbar ist. Es bietet zur weiteren Benutzerunterstützung – zwar wirklich nicht gerade auffällig (weil rechts) positioniert – in jeder Situation eine kontextbezogene „Hilfe“ an.
Außerdem findet man (derzeit) auf der Homepage des BMF (https://www.bmf.gv.at/) im Bereich „Behörden“, „E-Government“, „FinanzOnline“ einige wichtige Informationen zu FinanzOnline, darunter online verfügbare Broschüren zu FinanzOnline und eine Übersicht mehrerer FAQ-Listen (frequently asked questions) zu FinanzOnline sowie den Hinweis, dass auch die FinanzOnline-Hotline des BMF zu Fragen zum Verfahren FinanzOnline unter der Telefonnummer 0810/221100 von Montag bis Freitag täglich von 8 bis 18 Uhr österreichweit zum Ortstarif zur Verfügung steht.
Für inhaltliche Fragen rund um Kommunalsteuer, DB-Vergleich, Umsetzung der GPLA-Ergebnisse sowie für die Nachschauplanung und Nachschaudurchführung einschließlich der Umsetzung sämtlicher Prüfungsergebnisse bis zur Betreuung der Berufungsverfahren stehen wir Ihnen in gewohnter Art und Weise zur Seite.

Robert Koch, 3.4.2007