Kommunalsteuerprüfungen ab 2003

Von Robert Koch

Im Zuge der Verwaltungsreform wird mit durch das 2. Abgabenänderungsgesetz 2002, BGBl I 132/2002, mit Änderungen im EStG 1988, im ASVG und im KommStG 1993 die so genannte „gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben“ (GPLA) eingeführt. Prüfungsbehörden sind damit ab 1.1.2003 die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungsträger. Der Informationsaustausch erfolgt ausschließlich über ein elektronisches System („Finanz Online“), an welchem die Gemeinden teilnehmen.

Dazu sind seitens der Gemeinden in näherer Zeit einige sehr wichtige vorbereitende Maßnahmen zu setzen!

1. Allgemeines zum neuen Prüfungswesen

Ab 1.1.2003 wird nur mehr ein Prüfungsorgan, welches entweder der Sozialversicherung oder der Finanzverwaltung angehört, alle lohnabhängigen Abgaben im Rahmen eines einzigen Prüfvorganges prüfen. Betroffen sind Lohnsteuer und Dienstgeberbeitrag sowie die Sozialversicherungsbeiträge und die Kommunalsteuer, wobei die Bundesabgabenordnung (BAO) das einheitlich anzuwendende Verfahrensrecht für die Aufzeichnungsprüfungen darstellt.

Zum Zwecke des Informationsaustausches und der Kooperation in allen Angelegenheiten der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben wurde beim BMF ein Prüfungsbeirat eingerichtet, welchem auch der Österreichische Gemeindebund angehört.

Hinsichtlich der Kommunalsteuer bleibt die Ertragshoheit der Gemeinden sowie die Autonomie der Gemeinde als Abgaben- und Rechtsmittelbehörde jedoch vollkommen unangetastet: Die Gemeinde erhält weiterhin ungeschmälert alle Kommunalsteuerzahlungen, verwaltet die Erklärungen, erstellt nach Prüfungen die allfällig notwendigen Bescheide und kann dabei von Feststellungen des (als Sachverständiger fungierenden) Prüfers abweichen. Darüber hinaus kann die Gemeinde im Bedarfsfall weiterhin Nachschauen im Sinne des § 118 LAO durchführen – etwa in Berufungsverfahren oder nach den Erläuterungen zum Gesetzestext insbesondere zur Vermeidung von „Prüfungslücken“ in der Anfangsphase des neuen Prüfungssystems.

Mit dem neuen Prüfungssystem wurde einerseits dem Wunsch der Wirtschaft entsprochen, dass lohnabgabenrelevante Unterlagen nicht mehr mehrfach geprüft werden sollen und durch insgesamt weniger Prüfungsvorgänge die administrative Belastung der Arbeitgeber vermindert werden soll; andererseits wird auf Behördenseite bisher wiederholter Prüfungs- und Verwaltungsaufwand eingespart und können so erhebliche Synergieeffekten und damit Kosteneinsparungen, intensivierter Datenaustausch, erhöhte Rechtssicherheit, gezielte Prüfungsauswahl (Risikoanalyse) einen weiteren Modernisierungsschub in der Verwaltung bewirken, nachdem sämtliche Kommunikationsvorgänge ausschließlich auf elektronischem Wege vorgesehen sind.

Nachdem die Sozialversicherungsträger nach vollständigem Anlaufen des neuen Prüfungssystems zur Sicherung der sozialversicherungsrechtlichen Ansprüche der Beschäftigten eine durch lückenlose Anschlussprüfungen zu erzielende „Vollprüfung“ anstrebt, bringt dies automatisch auch bei den Kommunalsteuerprüfungen im Schnitt eine wesentlich höhere Prüfungsdichte mit sich. Die Prüfungskosten werden von der jeweils tätigen Prüfungsbehörde (Sozialversicherung, Finanzverwaltung) getragen. Die Gemeinden tragen den Aufwand für den Datentransfer und – wie bisher – den Aufwand für die Verwaltung der Kommunalsteuer (Einhebung, Bescheide, ...).

2. Wichtig! Teilnahme der Gemeinden an „Finanz Online“

Das elementare Kommunikationsinstrument des neuen Prüfungswesens ist das von der Finanzverwaltung betriebene System „Finanz Online“, welches den Datenfluss von den Gemeinden zu den Prüfungsbehörden und auch von den Prüfungsbehörden zu den Gemeinden ermöglicht. Um somit am neuen Prüfungssystem teilnehmen zu können, müssen sich die Gemeinden dieses System bedienen und dazu bestimmte Voraussetzungen erfüllen beziehungsweise schaffen:

• Die Gemeinden benötigen zur Nutzung des Systems Finanz Online die 2-stelligen Finanzamtsnummern und die 7-stelligen Steuernummern aller Abgabepflichtigen, die in der jeweiligen Gemeinde eine (oder eine von mehreren) Betriebsstätte(n) haben (bzw. seit 1998 hatten).
  Wichtig: Die Abfrage der Steuernummern muss daher unbedingt spätestens mit der (Aussendung der) Kommunalsteuererklärung 2002 vorgesehen werden!
• Da Finanz Online Internet basiert ist (und in einem Webbrowser läuft), benötigen die Gemeinden zur Teilnahme an Finanz Online spätestens Mitte Jänner 2003 einen Internet-Zugang. Dieser dürfte aber ohnehin praktisch schon überall vorhanden sein.
• Der nächste Schritt ist die persönliche Anmeldung zur Teilnahme am System Finanz Online ab 20.1.2003: Das vorgesehene Anmeldeformular ist persönlich vom Bürgermeister oder einer ausdrücklich bevollmächtigten Person bei einem beliebigen Finanzamt (zB beim örtlichen FA im Bezirk) einzubringen. Eine vom Österreichischen Gemeindebund an alle Mitgliedsgemeinden versandte Information wird die aktuell verfügbare Vorabversion dieses Anmeldeformulars beinhalten. Für diesen Anmeldevorgang benötigen Sie folgende Daten:^
  • die 5 stellige Gemeindekennziffer,
  • die 2-stellige Finanzamtsnummer und die
  • 7-stellige Umsatzsteuernummer der Gemeinde.
    Diese letztgenannten individuellen Daten finden unsere Mitgliedsgemeinden auch im „Mitgliederbereich“ der Homepage des Steiermärkischen Gemeindebundes.
• Ab April 2003 haben die Gemeinden für alle Betriebe die Kommunalsteuer relevanten Daten ins System einzugeben:
  • die 2-stelligen Finanzamtsnummern und die
  • 7-stelligen Steuernummern aller Abgabepflichtigen, deren Betriebsstätte in der Gemeinde gelegen ist (Hauptbetriebsstätte/Sitz, Filiale, mehrgemeindliche Betriebsstätte, über 6 Monate dauernde Bauausführung, ...); ferner
  • die ab 1998 erklärten Kommunalsteuer-Bemessungsgrundlagen (alle in Euro!) sowie
  • weitere Daten der Abgabepflichtigen (Vereinbarungen, Kontrollmitteilungen, weitere Informationen)

Praxistipp: Die Dateneingabe kann einzeln im Dialogverfahren erfolgen, wird aber sinnvoller Weise bei Gemeinden mit großen Datenmengen (zB einige Hunderte Steuerpflichtige) als Sammelübermittlung im Datenstromverfahren über eine bereits festgelegte XML-Schnittstelle durchgeführt werden. Die im Bereich der kommunalen Software uns bekannten maßgeblichen Hersteller werden auf dieses Anfordernis hingewiesen.

Achtung! Erst die Erfüllung aller vorgenannten Voraussetzungen ermöglicht die (aus unserer Sicht jedenfalls notwendige) Teilnahme der Gemeinde am System Finanz Online!

3. Laufende Kommunalsteuerverwaltung ab 1.1.2003

Prüfungsauswahl, Verständigung

Die Auswahl der Prüfungsfälle erfolgt über den in jedem Bundesland eingerichteten operativen Lenkungsausschuss, welchem auch Vertreter der Städte und Gemeinden angehören und bei welchem auch allfällige „Bedarfsprüfungen“ anzumelden sind. („Bedarfsprüfungen“ sind relativ rasch benötigte Abgabenkontrollen aus dem Grunde drohender Bemessungsverjährung, der Insolvenzgefahr, der Betriebsbeendigung sowie in besonderen Beobachtungen der Gemeinden begründete Einzelfälle.)

Ab 1.1.2003 prüfen bereits die neuen Prüfungsbehörden - also Finanzverwaltung und Sozialversicherungsträger - auch die Kommunalsteuer mit. Auf Grund der technischen Gegebenheiten – Finanz Online steht mit den erforderlichen Daten erst im April 2003 zur Verfügung – werden die Gemeinden in dieser „Übergangsphase“ im Regelfall von der Prüfungsbehörde vor Prüfungsbeginn nicht verständigt werden. Erfährt eine Gemeinde in dieser Zeit trotzdem von einer geplanten Prüfung, kann sie der jeweiligen Prüfungsbehörde natürlich die Bemessungsgrundlagen des noch nicht geprüften Zeitraumes sowie allfällige andere prüfungsrelevante Daten (Kontrollmaterial, Erhebungsschwerpunkte, Beanstandungen bei Vorprüfungen, ...) bekannt geben.

Zu Beginn der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (etwa für 3 Monate) prüfen Finanzbehörde und Sozialversicherung gemeinsam. Hier bieten die Prüfungsbehörden den steirischen Gemeinden an, speziell bei allfällig wegen Gemeinnützigkeit befreiten Körperschaften, Personenvereinigungen oder Vermögensmassen, Vereinen und Verbände Kommunalsteuerprüfungen durchzuführen und die Anwendbarkeit von Befreiungstatbeständen im Sinne des § 8 Z 2 KommStG 1993 näher zu beleuchten. Interessierte Gemeinden mögen solche Prüfungswünsche bitte beim Steiermärkischen Gemeindebund, welcher für die Weitergabe an den operativen Lenkungsausschuss sorgt, ehestmöglich melden!

Abgabenverwaltung, Dateneingaben, Abfragen

Die Abgabenbehörde hat weiterhin die Kommunalsteuer laufend einzuheben, zu überwachen, dass die Erklärungen einlangen usw.
Abgesehen von den fortlaufenden Dateneingaben (Bemessungsgrundlagen, Steuernummern sich neu in einer Gemeinde ansiedelnde Betriebe, ...) ist Finanz Online beziehungsweise dessen Postkorb auch regelmäßig in kurzen Abständen zu beobachten – schließlich werden ja die Prüfungsergebnisse laufend (ausschließlich!) über dieses System rückgemeldet:

Prüfungsergebnisse

Die Prüfungsergebnisse – das sind die von der jeweiligen Prüfungsbehörde festgestellten Abweichungen von den Bemessungsgrundlagen und der Grund der Beanstandung – werden aber grundsätzlich ab April 2003 laufend über Finanz Online an die Gemeinden weiter übermittelt. Übrigens: Auch die seit 1/2003 angefallenen und im System vorerst „zwischengeparkten“ Prüfungsergebnisse werden ab April 2003 über die Schiene des Systems Finanz Online an die Gemeinden „nachgeliefert“.
Danach ist – wie bisher – die konkrete Umsetzung der Prüfungsergebnisse erforderlich: Einhebung anerkannter Nachforderungen, Erstellung allfällig notwendiger Bescheide, Vorhalte, Durchführung von Nachschauen und ergänzenden Erhebungen, Abhandeln eventueller Berufungs- und Vorstellungsverfahren, VwGH- und/oder VfGH-Beschwerden, Maßnahmen zur Einbringung fälliger und vollstreckbarer Abgabenschulden, ...

4. Operative Lenkungsausschüsse auf Landesebene

In jedem Bundesland wurde – wie bereits oben erwähnt – ein zumindest monatlich tagender „operativer Lenkungsausschuss“ (OPLAUS) als leitende Kommunkationsdrehscheibe eingerichtet. Ihm gehören Vertreter der Finanzverwaltung, der Sozialversicherung sowie der Städte und Gemeinden an. Er soll für Information, Kooperation und Organisation der gemeinsamen Prüfung Gewähr leisten.
Eine seiner wesentlichen Aufgaben besteht in der Erstellung eines gemeinsamen länderweisen Prüfungsplans der beteiligten Prüfungsbehörden, wobei auch die Interessen der Gemeinden zu berücksichtigen sind. Die bereits ebenfalls erwähnten Bedarfsprüfungen können die Gemeinden an den operativen Lenkungsausschuss herantragen.
Die in die operativen Lenkungsausschüsse entsandten Vertreter der Städte und Gemeinden haben dabei auch eine unter den Gemeinden einigermaßen einheitliche Prüfungsdichte im Auge zu behalten.
Der Lenkungsausschuss wird auch die Prüfungsstatistik eines Jahres interpretieren und allfällig geeignet scheinende Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Prüfungsqualität initiieren.

5. Weitere Informationen

Über die weitere Entwicklung werden wir Sie über die Steirischen Gemeindenachrichten und unsere Homepage auf dem Laufenden halten.
Speziell geplant sind in der Steiermark bereits Informationsveranstaltungen des Steiermärkischen Gemeindebundes im Jänner 2003, wobei die genauen Termine in einer Rundaussendung bekannt gegeben werden. Schwerpunkte dieser nur einige Stunden dauernden Informationsveranstaltungen werden unter anderem der Anmeldevorgang bei Finanz Online, Abfragen, Eingaben und die Benutzerverwaltung sein. Auch der Weiterverarbeitung der über Finanz Online erhaltenen Prüfungsergebnisse (Musterbescheide, ...) wird entsprechendes Augenmerk zugewendet.

Auch der Österreichische Gemeindebund informiert mit schriftlichen Aussendungen sowie über seine Homepage über den zeitlichen Ablauf der einzelnen Schritte bei der neuen gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben und die (auf Grund des § 14 Abs. 2 KommStG 1993 erlassene) Verordnung des Bundesministers für Finanzen betreffend die Datenübermittlung im Zusammenhang mit der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben. Letztgenannte Verordnung ist übrigens indirekt auch die gesetzliche Grundlage dafür, dass die Gemeinden die Finanzamts-Steuernummer von den einzelnen Betrieben abfragen dürfen.

Der Österreichische Gemeindebund und seine Landesverbände haben versucht, die berechtigten Anliegen der österreichischen Gemeinden in diesem neuen gravierend umgestellten Prüfungssystem bestmöglich zu vertreten und zu wahren.
Der Erfolg dieses Projektes hängt aber letztendlich auch von Ihrer Mitarbeit ab. Das „Endziel“, in welchem für drei oder mehrere Behörden gemeinsam Prüfungen durchgeführt und verwaltet sowie in einem (noch dazu selektiven) „elektronischen Akt“ zusammengeführt werden, ist schließlich sehr ambitioniert und sollte nach möglicherweise anfangs auftauchenden Schwierigkeiten ein doch wesentlich verbessertes und intensiviertes Lohnabgabenprüfungssystem ohne direkte Prüfungskosten für die Gemeinden bewirken. Wie die Erfahrung zeigt, sollten damit auch durch die höhere Prüfungsdichte Kommunalsteuereinnahmen lukriert werden können und werden die Gemeinden natürlich weiterhin an den Ergebnissen der Lohnsteuerprüfungen teilhaben.

Robert Koch, 28.11.2002